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大學社團干部如何做好時間管理

大學社團干部如何做好時間管理日期：10-27 2014 時間管理 2014:796次

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2007年11月2日我在北京大學做了一個時間管理的研習會，當時協(xié)助我辦理這個活動的是北京大學生命科學學院博士生李娟以及北京大學“青年成材促進會(YEA)”，也因此有機會接觸到大陸一流的年輕學子。

　　大學生如果僅僅是求知，那也很可惜，當天參加活動的陳向是是清華大學自動控制系的學生，也是清華大學紅十字會學生分會會長。在紅十字會六年的時間，讓他不僅是一位優(yōu)秀的研究生，也成為一位優(yōu)異的領導者。

　　最近也有機會針對臺灣一所國立大學全校社團干部做一場演講，他們也整理出一些社團干部常常面臨到的時間管理難題。我也利用這兩篇文章做一番思考，期許能夠在演講時有更好的互動及效果。今天先討論三個問題，明天再討論另外兩個。

1.開會時間總是在晚上，如何有效率的開會

　　先來說故事，我大二時擔任社團干部，有一天晚上開會開到12點回家，回到房間，卻發(fā)現(xiàn)有兩個社團的朋友正在我房間里面看電視，原本就累得要命的我差點昏倒。大學時，怕自己覺得寂寞，就想到自己的房間當作大家的客廳，這樣子就會有很多朋友來，便不覺得寂寞。但是，有了電視之后，雖然你有事要做，有書要讀，朋友還是常常來敲門要看電視。

　　我們講到如何來開會，而且是有效率的開會，就要想我做了什么事情，才導致這個會議有效的發(fā)生？這是一種因果關系，我買了一臺電視，就會導致常常有人來敲門的果，那我們做了什么開會前準備，才可以產(chǎn)生節(jié)省時間的果？

a. 事前做好建立團隊的工作

　　在學年開始前，最適合做聯(lián)誼性的工作，或者先寄一些信件鼓勵干部們，或者趁機舉辦一些聚會，凝聚團隊的士氣和默契，都是很好的方法。聯(lián)誼的活動，可以讓大家有一種認同感，也讓大家更?解我們的想法，先搞定人、事情才能搞定。

b. 議程及企劃案要 Plan ahead

　　在開會前，一定要排出議程，這樣子主席及與會者才能知道要花多少精力在每個議程中。如果有要討論的企劃，一定要有書面的資料（打字）。書面企劃提案，是提案者和其輔導干部事前討論，而開會的目的，是整合團隊的共識，推動活動。這兩者分別清楚，就能省下許多開會時間。

c. 主持會議的技巧

　　會議的主持也相當重要，若是擔任主持人的角色，就需要除了排定今天議程，更要和提案人做一下溝通，了解重點，如何推動提案通過。除此之外，面對復雜的議程，最后先有一些會前會，找少數(shù)關鍵的人來先溝通（可以利用開會前20分鐘先行討論），也讓整個會議時間縮短。

　　永錫參加“青商會”九年，學習到議事能力的重要，除了可以運用團隊的力量推動工作，更能讓大家在意見不完全一致的狀況下取得最大共識，讓整個團體朝同一個方向前進。

2.計劃總是趕不上變化，如何訂定行事歷，及抓準籌備活動所需要時間?

　　“員林青商會”舉辦“彰化縣英語演講比賽”到今年已經(jīng)舉辦六屆了，今年遭遇到舉辦場地（彰化演藝廳）臨時出問題，必須承租其他場地。當時，我立刻尋找到了一個備用場地并談妥，隔天便和社團干部拜訪演藝廳，了解錯誤發(fā)生的原因（照例是溝通及行政流程的問題導致）。結果成功談成決賽活動延后一周舉辦的方式，順利解決場地問題。

　　舉辦活動時，總會有許多突發(fā)狀況，常常會讓人覺得活動辦不下去。但是，這其實常常也是另一個良機，勇于面對挑戰(zhàn)，活動反核就能辦得更好。

a. 寫好活動企劃書，才能機動應變

　　英文演講比賽由于已經(jīng)舉辦六屆，因此留下了許多企劃案范本。我也和承辦主委多次就活動內容討論，并在社團內舉辦了籌備會。也因此，雖然意外發(fā)生導致整個行事歷變動，社團內的其他干部卻能協(xié)助應變，這都有賴于事前對整個企劃的掌控狀況（企劃案及事前會議等），讓變動影響變成最小。

b. 抓準籌備活動所需要時間

　　演講比賽開始推動時，速度很慢，由于主辦的主委資歷深，但是很忙碌，我自己也因為二月份出國日數(shù)很長，導致整個活動推動的時間被延遲了。其實抓準籌備活動所需的時間并不容易，但是重點是要預留許多狀況的應變時間，不要預估一個月，就在一個月前開始準備，而是要盡量提早就設計出企劃案，才能避免時間不足導致的問題。

c. 生命會自己找到出路

　　辦活動也常常遇到不知如何推動的狀況，我在活動推動不順利時，總會想到侏羅紀公園片中的一句話”生命會自己找到出路”。面臨演講比賽的場地問題，第一時間是就是找尋替代方案，聯(lián)絡初賽場地員林高中，租借其禮堂作為決賽場地。第二件事情，就是聯(lián)系彰化演藝廳，約好時間，由我們社團的干部去拜訪，?解真實的狀況。

　　當時演藝廳提出該日確實無法租借，但是延后一周的話，場地是OK，雖然我一開始不以為然，但是在前去的干部討論決議，決賽延后一周舉行（后來證明這樣子沒有問題）。

　　因此在遇到各種狀況時，都不用緊張，反要先慢下來思考。把問題切成小塊，自然可以順利進行。

3.從活動狀態(tài)進入讀書狀態(tài)的時間太長，如何改善?

　　大二時是我參加社團最瘋狂的時候，當時我擔任山地服務隊的隊長，同系好友則是社團的總干事。我們白天忙著上課及社團，下課后則完全投入社團活動，數(shù)不清的聚會及會議，成績當然是一落千丈。期末考時，我叫好友去考工程數(shù)學，他卻說因為沒念書不想去了，那個學期，我被當了九個學分，好幾科六十，僥幸留在學校，好友則離開學校，再重考進歷史系。

　　出了社會后，我在工作之余參加“青商會”，發(fā)現(xiàn)社團、家庭及工作之間的平衡問題依舊存在，但是這次我因吃過苦頭，變得比較聰明。我知道我自己的優(yōu)先次序永遠是家庭、工作、社團，遇到?jīng)_突時，便要有所取舍。

a. 找出自己的讀書屬性

　　有些人適合早上讀書，有些人晚上效率才高，有的人在圖書館最讀的下書，有的人則要有點吵雜的環(huán)境。你真的了解自己的讀書屬性嗎？寫晨間日記是一個很好的方法，可以紀錄自己的讀書狀況，并加以檢討，一步一步找出最適合自己的方式。這樣才能用自己合適的方式來讀書，自己也更愿意花更多時間來做這件事情，事半而功倍。

b. 每周的時間區(qū)塊設定

　　學校和社團的作息，常常是用周來做單位，每周內的時間區(qū)塊可以事前規(guī)劃好。課表排出后，幾個帶狀時間固定給社團，幾個時間作為讀書的時間，如果固定出每周讀書時間，別人也知道那段時間內要尊重你。相對的我們也要尊重別人的時間，不論開會、聚會事前做好規(guī)劃，節(jié)省大家時間。

c. 減少熬夜，立刻補眠

　　熬夜偶一為之，和同學出去透透氣，放松一下是一件好事，但是要注意回來后的休息。建議熬夜后的幾天，要多睡一些，快速補眠，迅速回到熬夜前的狀態(tài)，朝目標邁進。

　　角色的平衡，是很困難的時間管理問題，自己要訂好優(yōu)先次序及原則，除了自己遵守，也要讓自己的干部知道，作為領導者，很多時間都是和其他人共同擁有的，要先做好溝通，才不會沖突。

大學社團干部的時間管理問題主要在角色的平衡，一方面要兼顧課業(yè)，一方面又要推動社團，兩者都是消耗大量時間的工作。最好的方法就是請教“善知識” 學習效率 ——能夠兼顧課業(yè)及社團的學長姐。藉由其經(jīng)驗，了解未來可能面臨的問題，及如何解決方法。今天我們繼續(xù)來討論其他兩個大學社團干部的時間管理問題，我們這就開始。

4. 組聚時間很長，如何將長組聚時間分割、分散至而空白的小時日里？當團隊在浪費時間培養(yǎng)感情時要取舍感情還是效率?

　　1999 年，我就加入“青商會”，當時“青商會”很多人戲稱為“喝酒會”。一開始，我也喝了很多酒，喝完了，就到餐廳外面去吐，當時餐廳的外面是田，我往往自我解嘲說是在灌溉農(nóng)田。慢慢地，參與社團的時間日久，才知道培養(yǎng)感情，聯(lián)誼固然是一種方式，但是也有比聯(lián)誼更加重要的方法，可以建立團隊的情感。

a. 貢獻獨特的長處

　　這幾年我參加“青商會”，有時我投入的時間不見得多，因為我學會要貢獻自己獨特的長處。我的專長在于規(guī)劃企劃案及帶人。于是我會花時間和新會友共處，吃飯同一桌，坐座位時坐一塊，相互了解并建立默契。當他們接任活動時，主動關心，甚至和他們一起跑場地及討論企劃案。或許我無法花時間作很多無謂的聯(lián)誼，但是卻能用我的長處協(xié)助社團推動會務。

　　每一個領導人的長處不同，要了解自己的長處所在，才能知道自己能對社團做出最大的貢獻。

b. 借力始力，開會后的聯(lián)誼

　　善用會議后的聯(lián)誼也很重要，開會是一種正式的溝通，但是培養(yǎng)情感，非正式的聚會更加的重要，可以將開會后的時間做一番運用，吃吃點心或宵夜，結合開會及聯(lián)誼，同一段時間作雙重的運用，這樣就能節(jié)省下許多時間．

c. 信任、默契、溝通，建立情感存款

　　真正的情感，不一定要靠大量的聯(lián)誼來維持，大家合作把活動辦好，本身就是一種很棒的聯(lián)誼方式。在籌備活動的過程中，我們能夠和所有參與的人互動，建立信任及默契，之后的溝通能建立起來。

　　先搞定人，事情就搞定了，社團讓我們學習與人合作，如何配合別人，同時也要兼顧時間的運用，是很珍貴的磨練。

5. 對于規(guī)劃好的行事歷 總是拖到最后一天才做，如何開始自治的生活習慣

　　在我演講早起、晨間日記、時間管理的主題時，常常遇到聽眾問到“為何你有堅持不懈的紀律”。

　　那是因為我知道，不做的話壓力更大。我曾經(jīng)有數(shù)次憂郁癥的經(jīng)驗，更曾經(jīng)因此而住進精神病房，那是一種心靈的地獄，我掙扎爬了許久才脫離。在那時，也常常會有尋死的念頭，但是，我終于能夠轉念，一有壞念頭產(chǎn)生，我就告訴自己，“為了家人及孩子，我死也要活下去。”

　　有時候，生命的低處是一件好事，讓我們不敢松懈，努力維持紀律，一步步的執(zhí)行。我曾經(jīng)形容這是“內心火焰”、“Guts”，但我也知道，這并不是用文字就能形容的東西。想要做出一點成果，自我超越，本來就不是一件簡單的事情，要有理想、要有斗志、要有身邊人的支持。

　　所以想要做好時間管理，還真是不簡單的事情，要想成自治的習慣，只能從自己心中主動想要奮斗。要有自我要求，要有自信，才能推動規(guī)劃好的計劃，持續(xù)前進。

結語

　　日本知名企管顧問大前研一曾著有《OFF學》一書，我從書名體會到，人生一定要認清何謂我們的ON 及OFF。對于學生而言，課業(yè)一定是ON，學習提供了日后我們升學、就業(yè)的基礎，而社團活動則是OFF，幫助我們發(fā)展其它的能力。但是一定要知道兩者的主、從關系，因為社團，影響課業(yè)，導致退學那就本末倒置了。

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